Allgemeine Geschäftsbedingungen – Procurement Summit Partner-Portal

Bestandteile und Änderungen des Teilnahmevertrags
1. Der Aussteller ist verpflichtet, die veranstaltungsspezifischen Vorgaben des Veranstalters, die Technischen Richtlinien des Veranstalters und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Veranstaltungsgeländes sowie sämtliche einschlägigen Normen einzuhalten.
2. Der Abschluss des Teilnahmevertrags bedarf zu seiner Rechtswirksamkeit der Schriftform oder der elektronischen Form. Änderungen des Teilnahmevertrags bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform oder der elektronischen Form. Geschäftsbedingungen des Ausstellers finden keine Anwendung, sofern der Veranstalter deren Anwendbarkeit nicht schriftlich oder in elektronischer Form zugestimmt hat. Erklärungen des Ausstellers gegenüber dem Veranstalter bedürfen ebenfalls der Schriftform oder der elektronischen Form.
Veranstaltungsspezifische Informationen
1. Veranstalter
  
  Trailblazer Summits GmbH
  Papenstraße 33e
  D-22089 Hamburg
  E-Mail: info@trailblazer.de
2. Ort der Veranstaltung
  
  Schuppen 52, Australiastraße 52, 20457 Hamburg
3. Zeitraum der Veranstaltung
  
  Procurement Summit: 25. und 26.06.2025
  
  Der Veranstalter ist berechtigt, jederzeit aber spätestens bis 8 Wochen vor Beginn der Veranstaltung Datum und Ort der Veranstaltung zu ändern.
4. Leistungsumfang
  Der Veranstalter erbringt gegenüber dem Aussteller die im Teilnahmevertrag vereinbarten Leistungen.
5. Vergütung
  Der Veranstalter erhält vom Aussteller die im Teilnahmevertrag vereinbarte Vergütung.
Vertragsschluss durch Anmeldung
1. Angebote des Veranstalters sind freibleibend und unverbindlich, sofern der Veranstalter nicht ausdrücklich in Textform anderes erklärt.
2. Die Anmeldung des Ausstellers muss unter Verwendung des vom Veranstalter zur Verfügung gestellten Anmeldeformulars erfolgen und bedarf der Schriftform oder der elektronischen Form. Die Anmeldung stellt das Angebot des Ausstellers auf Abschluss des Teilnahmevertrags dar.
Zahlungsbedingungen
1. Die angegebenen Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
2. Nach Vertragsschluss stellt der Veranstalter dem Aussteller die vereinbarte Vergütung in Rechnung. Die Abrechnung der verbrauchsabhängigen Kosten erfolgt nach Veranstaltungsende.
3. Die Vergütung ist 30 Tage nach Erhalt der Rechnung zur Zahlung fällig, spätestens jedoch vor Veranstaltungsbeginn. Die Rechnung wird sofort nach Vertragsschluss gestellt.
4. Dem Aussteller stehen Aufrechnungs- oder Zurückbehaltungsrechte nur zu, soweit sein Anspruch rechtskräftig festgestellt oder unbestritten ist.
5. Soweit der Veranstalter dem Aussteller eine Ermäßigung der gültigen Listenpreise gewährt, entfällt die Ermäßigung, wenn der Aussteller seine Betriebspflicht verletzt, oder mit der Zahlung der Vergütung in Verzug gerät; in einem solchen Falle gelten dann die gültigen Listenpreise in voller Höhe als vereinbart.
6. Sollten dem Veranstalter im Rahmen der Zahlungsabwicklung Schäden, z. B. durch die Vornahme von Rückbuchungen, entstehen, sind diese von dem Aussteller zu ersetzen. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Aussteller die Entstehung des jeweiligen Schadens nicht zu vertreten hat.
Standeinteilung
1. Eine Platzierung des Ausstellers und die Vergabe der Vortragszeiten erfolgt durch den Veranstalter. Der Aussteller hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Präsentationsfläche oder eine bestimmte Vortragszeit.
2. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, jederzeit Änderungen am Grundriss und an den Veranstaltungsspezifikationen vorzunehmen, die nach seiner Meinung notwendig und im besten Interesse der Veranstaltung sind, solange sie den Charakter der Veranstaltung nicht wesentlich verändern. Der Veranstalter behält sich das Recht vor, die Form, Größe oder Position des für den Aussteller vorgesehenen Platzes angemessen zu verändern, wenn zwingende organisatorische Gründe dies erfordern und die Interessen des Ausstellers angemessen berücksichtigt werden. Der Veranstalter wird den Aussteller unverzüglich über die Veränderungen informieren. Eine Vergrößerung der Standfläche und / oder eine Verbesserung des Standtyps haben keinen Einfluss auf die im Teilnahmevertrag vereinbarte Vergütung.
Pflichten des Ausstellers; Betriebspflicht
1. Der Aussteller ist verpflichtet, die vom Veranstalter vorgegebenen Auf- und Abbauzeiten einzuhalten.
2. Der Aussteller ist verpflichtet, die gesamte gebuchte Standfläche zu besetzen und den Stand während der Öffnungszeiten der Veranstaltung zu betreiben.
3. Sollte der Aussteller den Stand bzw. den ihm zugewiesenen Platz nicht bis zum Veranstaltungsbeginn bezogen haben, behält sich der Veranstalter das Recht vor, hiermit nach eigenem Ermessen zu verfahren.
4. Der Aussteller verpflichtet sich, den gebuchten Stand bis spätestens 16:00 Uhr am 24.06.2025 aufgebaut zu haben und am 26.06.2025 nicht vor 17:00 Uhr abzubauen. Bei Nichterfüllung einer oder mehrerer dieser Bedingungen kann der Veranstalter dem Aussteller eine Gebühr von 5.000 € in Rechnung stellen.
5. Die von dem Aussteller durchgeführten Präsentationen dürfen nicht gegen geltendes Recht verstoßen. Der Aussteller hat außerdem sicherzustellen, dass der Inhalt der seinerseits veröffentlichten Materialien nicht gegen Urheber-, Marken- oder gegen sonstige Schutzrechte, das Wettbewerbsrecht oder das allgemeine Persönlichkeitsrecht eines Dritten verstößt.
6. Der Aussteller hat den Veranstalter von sämtlichen Schäden und Ansprüchen Dritter, die aufgrund einer Verletzung der Obliegenheiten des Ausstellers aus Ziffer 6.5. dieses Vertrages entstehen, auf ein erstes Anfordern vom Veranstalter hin freizustellen. Dies gilt nicht, wenn der Aussteller die Entstehung der Schäden und/oder der Ansprüche nicht zu vertreten hat.
7. Der Abbau muss allerdings bis spätestens 19:00 Uhr am Veranstaltungstag erfolgen und spätestens zu diesem Zeitpunkt darf keinerlei Material des Ausstellers mehr am Veranstaltungsort verbleiben. Für alle nach 19:00 Uhr am Veranstaltungstag nicht komplett aus dem Veranstaltungsort entfernten Materialien, kann der Veranstalter eine Gebühr von 50 Euro pro kg Gewicht und Tag für Abtransport und Lagerung in Rechnung stellen.
8. Das Mitbringen von Speisen und Getränken zur Verteilung an die Besucher ist grundsätzlich nicht erlaubt. Im Einzelfall können allerdings Ausnahmegenehmigungen erteilt werden.
9. Bei Überschreitung der gebuchten Standgröße durch den Aussteller ist der Veranstalter berechtigt, entweder eine Nachforderung i. H. v. mindestens 2.000 € in Rechnung zu stellen oder den Abbau der über die gebuchte Fläche hinausragenden Standteile zu verlangen.
10. Der Aussteller verpflichtet sich, sein Unternehmenslogo in einem druckbaren Vektor-Format zu liefern (EPS o. ä.). Dieses darf vom Veranstalter uneingeschränkt für Werbezwecke benutzt werden.
11. Falls der Aussteller in seinem gebuchten Paket einen Speaker-Auftritt auf einem Workshop oder auf der Hauptbühne gebucht hat, muss er bis spätestens drei Wochen vor der gebuchten Veranstaltung Name und druckbares Foto (mind. 1 MB) des Speakers per E-Mail liefern. Falls in dem gebuchten Auftritt eine Präsentation benötigt wird, muss diese spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung im Format 16:9 und als PDF oder Powerpoint per E-Mail geliefert werden. Für die Präsentationen können keine eigenen Laptops genutzt werden. Das Verstreichen dieser Deadline hat entweder die Stornierung des Speaker-Auftritts zur Folge oder eine Verspätungsgebühr von 850,00 €.
12. Falls der Aussteller in seinem Paket One-on-One Meetings gebucht hat, muss er bis sechs Wochen vor der Veranstaltung alle Unterlagen geliefert haben, sonst verfällt die Garantie auf 50 % der Termine. Vier Wochen vorher verfällt die Garantie auf 70 % der Meetings. Zwei Wochen vor der Veranstaltung verfällt die Garantie auf alle Meetings.
Unteraussteller
1. „Unteraussteller“ sind alle ausstellenden Unternehmer, die neben dem Aussteller mit eigenem Personal und / oder eigenen Produkten (insbesondere Waren und Dienstleistungen) auf dem vom Aussteller gebuchten Stand ausstellen oder erscheinen („Auftritt“), auch dann, wenn sie enge wirtschaftliche oder organisatorische Bindungen zum Aussteller haben.
2. Der Auftritt jedes Unterausstellers bedarf der vorherigen Zustimmung des Veranstalters in Textform. Der Aussteller hat den Auftritt eines Unterausstellers unter Vorlage des vom Unteraussteller ausgefüllten Anmeldeformulars für Unteraussteller zu beantragen. Die Abmeldung von Unterausstellern ist bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Katalogeintrags auf der Website kostenfrei möglich. Der Antrag, das ausgefüllte Anmeldeformular für Unteraussteller und eine etwaige Abmeldung bedürfen der Schriftform oder der elektronischen Form.
3. Der Auftritt von Unterausstellern ist kostenpflichtig; für die Gebühr Unteraussteller haften Aussteller und Unteraussteller als Gesamtschuldner.
4. Der Aussteller ist verpflichtet sicherzustellen, dass der Unteraussteller diese AGB und sämtliche einschlägigen Vorgaben, auf die diese AGB verweisen, einhält. Der Aussteller hat ein dem Unteraussteller zur Last fallendes Verschulden zu vertreten.
5. Der Auftritt und die Bewerbung, Werbung oder Promotion von Unternehmern, die nicht als Aussteller oder Unteraussteller zugelassen sind, ist untersagt.
Haftung
1. Der Veranstalter haftet nicht für Leistungen, die der Veranstalter dem Aussteller lediglich vermittelt.
2. Für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit haftet der Veranstalter unbeschränkt.
3. Der Veranstalter haftet auch für die leicht fahrlässige Verletzung von Kardinalpflichten. Kardinalpflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf. In diesem Fall ist die Schadensersatzhaftung des Veranstalters auf den vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden begrenzt.
4. In Fällen der Ziffer 8.3 beläuft sich der vorhersehbare, typischerweise eintretende Schaden in der Regel maximal auf die Höhe der vom Aussteller zu zahlenden Vergütung. Die Haftung für Folgeschäden ist ausgeschlossen.
5. Bei Übernahme einer Garantie, im Fall von Arglist, in Fällen der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie im Falle gesetzlich zwingender Haftungsvorschriften wie zum Beispiel nach dem Produkthaftungsgesetz haftet der Veranstalter nach den gesetzlichen Bestimmungen.
6. Im Übrigen ist die Haftung des Veranstalters ausgeschlossen.
7. Die vorstehenden Haftungsbestimmungen gelten auch für außervertragliche Ansprüche gegen den Veranstalter, dessen Organe, gesetzliche Vertreter, Angestellte und Mitarbeiter.
8. Der Aussteller haftet dem Veranstalter nach den gesetzlichen Vorschriften, sofern diese AGB keine abweichenden Bestimmungen treffen.
9. Der Aussteller stellt den Veranstalter von Ansprüchen Dritter frei, die Dritte gegen den Veranstalter geltend machen, aber auf einer schuldhaften Verletzung von Pflichten des Ausstellers beruhen; er ist verpflichtet, dem Veranstalter aus einer Verteidigung gegen solche Ansprüche erwachsende Kosten zu erstatten.
Beendigung des Vertragsverhältnisses
1. Bis sechs Monate vor Veranstaltungsbeginn ist der Aussteller berechtigt, den Teilnahmevertrag gegen Zahlung von 50 % der Gesamtkosten zu stornieren. Die Stornierung muss schriftlich erfolgen.
2. Darüber hinaus ist der Aussteller nicht berechtigt, den Teilnahmevertrag ordentlich zu kündigen oder zu stornieren. Wenn der Teilnehmer durch einen in seiner Person liegenden Grund an der Teilnahme der Veranstaltung gehindert wird, bleibt er zur Zahlung des vereinbarten Entgelts verpflichtet; der Veranstalter wird sich jedoch den Wert der ersparten Aufwendungen sowie der Vorteile, die er aus einer anderweitigen Verwertung des vom Aussteller gemieteten Standes erlangt, anrechnen lassen. In der Regel erspart der Veranstalter keine Aufwendungen nach dem in Ziffer 9.1 genannten Termin.
3. Der Veranstalter ist neben den gesetzlich geregelten Gründen in folgenden Fällen zur außerordentlichen Kündigung des Teilnahmevertrags berechtigt:
  1. wenn über das Vermögen des Ausstellers die Eröffnung des Insolvenzverfahrens beantragt wird, worüber der Aussteller den Veranstalter unverzüglich zu unterrichten hat;
  2. wenn zum Ablauf der Anmeldefrist nicht mindestens 50 % der für Aussteller eingeplanten Veranstaltungsflächen vergeben sind; wenn der Aussteller gegen die Betriebspflicht verstößt. Besteht der Kündigungsgrund in der Verletzung einer Pflicht aus dem Teilnahmevertrag, ist die Kündigung in der Regel erst nach erfolglosem Ablauf einer zur Abhilfe bestimmten angemessenen Frist
  3. oder nach erfolgter Abmahnung zulässig. Dies gilt nicht in Fällen, in denen nach Gesetz eine Fristsetzung oder Abmahnung entbehrlich ist. Das Recht des Veranstalters im Falle einer außerordentlichen Kündigung bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzung Schadensersatz zu verlangen, bleibt unberührt.
Einwilligung in die Datenübermittlung
1. Da der Veranstalter eine Tochtergesellschaft der CloserStill Media Ltd ist, werden die Daten der Aussteller innerhalb der CloserStill Media Ltd-Unternehmensgruppe verwendet.
2. Der Veranstalter erhebt die Anmeldedaten (Kontaktdaten wie Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail Adresse, URL) sowie Bestelldaten und verwendet sie für die Vertragsdurchführung. Sollten weitere Dienstleister beauftragt werden, erhalten diese die erhobenen Daten (Firma, Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail Adresse) zur Durchführung des Standbaus oder von Zusatzleistungen. Zudem werden Name (Firma, Ansprechpartner) und Anschrift für schriftliche Werbezwecke verwendet. Die Telefonnummer wird für werbliche Zwecke verwendet bei ausdrücklicher Einwilligung oder wenn die Voraussetzungen für eine mutmaßliche Einwilligung vorliegen. Die erhobenen E-Mail-Adressen verwendet der Veranstalter zur weiteren Information über eigene ähnliche Angebote. Einer Verwendung der eigenen Daten für Werbezwecke kann jederzeit – etwa durch eine E-Mail an info@procurementsummit.de – widersprochen werden.
3. Der Aussteller willigt in eine Übermittlung der im Rahmen der Anmeldung erhobenen Daten an die CloserStill Media Ltd sowie deren Tochtergesellschaften ein. Hierbei handelt es sich um folgende Daten: Firma, Anschrift (Straße, PLZ, Ort) sowie Telefonnummer, URL, Name des Inhabers / Marketingleiter / Ansprechpartner (Stellung) zur Messeabwicklung der gebuchte Messe / Datum der Messe / Umfang der Messebuchung.
4. Ferner erklärt sich der Aussteller damit einverstanden, dass eine Nennung des Unternehmens als Aussteller im Rahmen aller die Messe betreffenden Kommunikationsmaßnahmen (Pressemitteilungen, Print- und Online-Publikationen) erfolgen kann.
5. Der Veranstalter und sein Partner zur Datenerfassung können den Austellern keine Daten der Besucher zur Verfügung stellen. Sollte der Aussteller das Lead Management System nutzen, stehen ihm lediglich die Daten der Besucher zur Verfügung, die der Besucher bei der Registrierung angegeben hat und dem Aussteller freiwillig verfügbar macht. Der Veranstalter haftet nicht für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Besucherdaten.
Bild- und Tonaufnahmen
Zur Veröffentlichung von Abbildungen einzelner Exponate erklärt der Aussteller hiermit seine Zustimmung. Die Fotohinweise und Informationen gem. Art. 13 DSGVO sind auf der Webseite einzusehen.
Funkfrequenzen
1. Da WLAN-Netzwerke bei unkontrollierter Konfiguration andere Aussteller beeinträchtigen können, sind die eventuellen Vorgaben des Veranstalters hinsichtlich eigener Funkfrequenzen, zwingend einzuhalten.
2. Eigene Funkfrequenzen des Ausstellers müssen beim Veranstalter vor der Aktivierung in Schriftform oder elektronischer Form beantragt und durch den Veranstalter in Textform genehmigt werden.
3. Bei Störungen anderer Netzwerke und / oder des messeeigenen WLAN-Netzwerkes durch eine vom Aussteller nicht angemeldete Funkfrequenz ist der Betreiber des Veranstaltungsortes berechtigt, vom Aussteller Parameteranpassungen und bei andauernder Beeinträchtigung das Abschalten des WLAN-Netzwerkes zu verlangen. Bei Nichtbeachtung der oben genannten Vorgaben kann dem Aussteller dessen gesamte Datenleitung vorübergehend oder dauerhaft abgeschaltet werden. Die Kosten für diese Maßnahmen werden dem Aussteller in Rechnung gestellt.
Schlussbestimmung
1. Alle Forderungen oder Beschwerden im Zusammenhang mit der Veranstaltung, Organisation und Präsentation der Veranstaltung (einschließlich der Räumlichkeiten) müssen dem Veranstalter schriftlich innerhalb einer Ausschlussfrist von zwei Wochen nach Veranstaltungsende vorgelegt werden. Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter verjähren innerhalb von sechs Monaten beginnend mit dem Ende des Monats, in den der Schlusstag der Veranstaltung fällt. Abweichend hiervon verjähren Ansprüche des Ausstellers in Fällen der Ziffer 8.2 und Ziffer 8.5 nach den gesetzlichen Vorschriften.
2. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so lässt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien sind verpflichtet, anstelle der unwirksamen Bestimmung in diesem Fall eine solche wirksame Bestimmung zu treffen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung möglichst nahe kommt. Entsprechendes gilt im Falle einer Regelungslücke.
3. Für diese AGB und die gesamten Rechtsbeziehungen zwischen dem Veranstalter und dem Aussteller gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Verweisungsnormen des Internationalen Privatrechts. Die Anwendung des Übereinkommens der Vereinten über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG) wird ausgeschlossen.
4. Sofern der Aussteller Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist der Geschäftssitz des Veranstalters in Hamburg, Deutschland, ausschließlicher – auch internationaler – Gerichtsstand für alle sich aus oder in Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis unmittelbar oder mittelbar ergebenden Streitigkeiten. Entsprechendes gilt, wenn der Aussteller Unternehmer im Sinne des § 14 BGB ist. Der Veranstalter ist allerdings berechtigt, den Aussteller auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand oder an jedem anderen zulässigen Gerichtsstand zu verklagen.
5. Die AGB wurden in deutscher Sprache ausgefertigt und in weitere Fremdsprachen übersetzt. Im Zweifelsfall bzw. im Falle einer Abweichung zwischen der deutschen und der fremdsprachlichen Version ist die deutsche Version für beide Vertragsparteien maßgeblich.

Trailblazer Summits GmbH | Hamburg, 29. April 2024