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Gefragte Kompetenzen im Einkauf der Zukunft - Dr. Björn Schäfer, BRAND

Procurement Update: Herr Schäfer, Sie beschäftigen sich schon länger mit der Frage, was sind in Zukunft die richtigen Leute im Einkauf und wie sichert man sich Talente. Wieso ist dies aus Ihrer Sicht so wichtig?

Björn Schäfer: Die Mitarbeiter machen den Unterschied. Der Erfolg eines Teams hängt immer von den Mitgliedern ab. Nur wer Kollegen hat, die für die zukünftigen Anforderungen gerüstet sind, wird mit seiner Funktion einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Das gilt auch oder insbesondere für den Einkauf. Das zunehmend dynamische Unternehmensumfeld und die bereits eingesetzten und immer weiter reichenden Veränderungen durch Digitalisierung machen auch vor unserer Funktion nicht Halt. Um sich im Unternehmen auch in Zukunft als Werttreiber zu positionieren, braucht der Einkauf Mitarbeiter, die mit diesen Veränderungen Schritt halten.


PU: Was macht Digitalisierung mit dem Einkauf?

Schäfer: Zunächst finde ich den Begriff „DIE“ Digitalisierung etwas schwierig. Im Grunde versteht hier jeder etwas anderes und die Schere in der Umsetzung geht immer weiter auseinander. Während es teilweise noch darum geht eingehende Rechnungen elektronisch zu archivieren, agieren am anderen Ende der Skala Unternehmen, die neue digitale Geschäftsmodelle verfolgen. Diese Bandbreite ist schwer zu fassen und zu vereinheitlichen. Aus meiner Erfahrung jedoch sind die meisten Einkaufsabteilungen noch eher auf der Seite der Prozessoptimierung durch den Einsatz digitaler Lösungen unterwegs. Mit neuen digitalen Geschäftsmodellen beschäftigen sich viele meiner Kollegen, wenn überhaupt, nur am Rande. Aber eines ist allen Initiativen gleich, es werden vorhandene, in der Regel funktionierende und über die Zeit lieb gewordene Arbeitsweisen verändert und die Anforderungen an den Einkäufer ändern sich mit.


PU: Sie sagen also die Mehrzahl Ihrer Kollegen fokussieren sich noch auf das Thema der Prozessoptimierung, dann lassen Sie uns doch zunächst dies unter Digitalisierung verstehen.

Schäfer: Ja, das ist zumindest mein Eindruck, den ich aus Gesprächen, insbesondere im Mittelstand, gewonnen habe. Hier geht es, wie gesagt, um die Unterstützung der Prozesseffizienz durch neue digitale Tools. Diese zielen vor allem darauf ab, repetitive Tätigkeiten im Einkauf zu Automatisieren. Diese Entwicklung ist aus Effizienzgesichtspunkten nachvollziehbar. Es stellt sich schon die Frage, wieso sollen Bestellungen noch manuell ausgelöst werden, wenn die Konditionen vereinbart sind und der Bedarf ermittelt wurde. Oder warum benötigt man menschliche Ressourcen, um Auftragsbestätigungen gegen die zugrundeliegende Bestellung zu prüfen? Hier laufen bereits zahlreiche Initiativen und es werden immer mehr werden. Die Angebote auf dem Markt sind sehr vielfältig.


PU: Ist nicht die originäre Aufgabe des Einkaufs zu bestellen?

Schäfer: Vielleicht mag es wie Wortklauberei klingen, aber ich sage, der Einkauf ist für die Beschaffung verantwortlich. Und hiervon ist die eigentliche Bestellung nur ein kleiner Teil. Durch die technischen Entwicklungen der letzten Jahre können aber die Teile der Beschaffungstätigkeiten automatisiert werden.


PU: Sie sagen also der Einkäufer wird in Zukunft durch Software ersetzt?

Schäfer: Nein, das habe ich nicht gesagt. Ich glaube nur, dass sich die Tätigkeiten verändern werden. Der Hauptgeschäftsführer des BME, Dr. Grobosch, hat kürzlich geäußert, dass es den operativen Einkauf in Zukunft in der heutigen Ausprägung vielleicht gar nicht mehr geben werde. Diese Ansicht würde ich teilen, jedoch mit einer Einschränkung. Ich würde das „vielleicht“ streichen. Ich bin fest überzeugt, dass die die klassischen Aufgaben im operativen Einkauf, wie Bedarfsermittlung, Anfragen, Bestellwesen, Auftragsbestätigung oder Terminverfolgung in einigen Jahren annähernd komplett durch intelligente Software ersetzt werden. Die Geschwindigkeit, mit der diese Veränderung passiert, wird sicher sehr unterschiedlich von Unternehmen zu Unternehmen sein. Aber das Ergebnis wird am Ende überall ähnlich sein.


PU: Düstere Zeiten für den zukünftigen Einkauf. Endzeitstimmung in den Einkaufsabteilungen?

Schäfer: Mitnichten. Das bedeutet natürlich nicht, dass es den Einkauf nicht mehr geben wird. Im Gegenteil unterstützt durch digitale Helfer, von automatischen Prozessen bis hin zu künstlicher Intelligenz, kann der Einkauf sich auf echte Wertbeiträge konzentrieren. Dies bedeutet aber natürlich eine große Veränderung in den Tätigkeitsprofilen und auch den benötigten Kompetenzen.


PU: Welche Tätigkeiten wird der Einkauf in Zukunft wahrnehmen?

Schäfer: Ich gehe davon aus, dass der Einkauf zunehmend zum Manager der Lieferkette wird. Das heißt neben den klassischen Themen des strategischen Einkaufs, wie Marktbeobachtung, Ausarbeiten und Umsetzen von Strategien oder Portfoliosteuerung, wird die Betreuung der internen und externen Schnittstellen immer wichtiger. Der Einkäufer wird immer mehr zum Beziehungsmanager. Der Aufbau und die Pflege von Beziehungen zu Lieferanten werden immer mehr Raum einnehmen. In Zeiten einer sich zunehmend dynamisierenden Unternehmensumwelt und disruptiven Ereignissen ist ein gutes Verhältnis zu den Spielern in der Lieferkette von großer Bedeutung. Um gute Abschlüsse zu erzielen, frühzeitig von neuen Trends zu profitieren oder auch in schwierigen Zeiten Wege der Kooperation zu finden, müssen Lieferanten und Kunden die gleiche Sprache sprechen. Auch die Vorlieferanten der eigenen Lieferanten sollten hierbei nicht außer Acht gelassen werden. Darüber hinaus müssen die internen Stakeholder gemanaged werden. Das schlichte Abarbeiten von Bedarfen reicht zukünftig nicht mehr aus. Der Einkauf ist Innovationstreiber, Informationslieferant und Risikomanager für die eigene Organisation.


PU: Der Einkauf wird also zum Alleskönner?

Schäfer: Sicherlich werden die Aufgaben breiter, die der Einkauf wahrnimmt. Natürlich haben alle Tätigkeiten einen Beschaffungsbezug. Wenn ich zum Beispiel Risikomanager sage, bezieht sich das natürlich auf Risiken in der Lieferkette, die es zu erkennen und zu steuern gilt. Der Einkauf wird also nicht zum Alleskönner, die Tätigkeiten innerhalb der Funktion werden aber vielfältiger und anspruchsvoller.


PU: Aber es gibt Angebote, die zum Beispiel mit künstlicher Intelligenz, auch strategische Aufgaben übernehmen. Wie sehen Sie das?

Schäfer: Künstliche Intelligenz wird hier sicherlich unterstützen, aber anders als bei administrativen Tätigkeiten, diese nicht zu großen Teilen ersetzen. Nehmen Sie zum Beispiel das Thema Innovationen: die komplexen Vorgänge der Kreativität und Gruppendynamik beim Erkennen neuer Materialien oder Dienstleistungen am Markt, deren Bewertung für das eigene Unternehmen und deren erfolgreiche Platzierung in der eigenen Organisation werden nie vollständig von Software abgebildet werden können. Es braucht also zukünftig Mitarbeiter, die zum einen diesen Tätigkeiten gewachsen sind und zum anderen sich mit der fortschreitenden Digitalisierung auseinandersetzen und die neuen Tools bestmöglich in die eigenen Prozesse integrieren.


PU: Welche Kompetenzen sollte also ein Einkäufer von morgen mitbringen?

Schäfer: Eigentlich nicht erst morgen. Spaß bei Seite. Jahre lange Erfahrung in einem Markt ist sicherlich nicht hinderlich, aber hat in Zeiten einer kurzen Wissenshalbwertszeit nicht mehr die ehemals herausragende Bedeutung. Auch der knallharte Verhandlungsführer, der noch die letzten Euro rausholt, ist heute bei teilweise ausgereizten Kostenstrukturen und sich wandelnden Machtverhältnissen, wie die Beispiele von OEMs und Autozulieferern zeigen, nicht mehr der Garant für gute Einkaufsergebnisse. Wie zuvor gesagt, als Beziehungsmanager, muss der Einkäufer mit den Partnern Optimierungspotentiale entlang der Lieferkette gesamtheitlich identifizieren und nutzen. Hierzu werden die Sozial- und Methodenkompetenzen immer wichtiger. Der Einkäufer muss sowohl intern als auch extern adäquat kommunizieren können. Seine Aussagen müssen klar aber mit der nötigen Empathie erfolgen. Er muss in der Lage sein, passende Netzwerke zu knüpfen und diese bei Bedarf zu nutzen. Zudem sollte er in der Lage sein, potenzielle Konflikte zu lösen und schwierige Gruppen zu steuern. Die zweite wichtige Eigenschaft ist die Veränderungsbereitschaft. Der Einkäufer muss nicht nur offen für neue Wege sein, sondern sollte diese aktiv suchen und nutzen, sowohl hinsichtlich der eigenen Arbeitsweisen und Prozesse als auch im Hinblick auf alternative Lieferketten oder innovative Angebote am Markt. Bei den Methoden treten die Moderation, Projektleitung und das Management von Wissen und Innovationen in den Vordergrund. Ebenso darf es mit digitalen „Helfern“ keine Berührungsängste geben. Im Idealfall können bei der Implementierung neuer Tools die Anforderungen der Fachabteilung passend für den Anbieter oder die IT-Abteilung übersetzt werden, was ein Basisverständnis der zum Einsatz kommenden Programme und Techniken, wie Blockchain, erfordert. Die Anforderungen werden in Summe größer und es gilt also, sich Talente im Einkauf zu sichern.


PU: Aber „War for Talent“ oder „Best Team“ Initiativen sind doch nichts Neues. Wie sieht die Talentsicherung im Einkauf konkret aus?

Schäfer: Neu sind definitiv die Profile, die wir im Einkauf benötigen. Wir benötigen definitiv eine Veränderung der Personalarbeit im Einkauf mit dem Ziel diverse Teams zu etablieren und den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Dies bedeutet eine große Herausforderung für die Einkaufsleiter, da die Kompetenzen und Methodenkenntnisse vorhandener Kollegen ausgebaut werden müssen. Darüber hinaus müssen auch neue passende Mitarbeiter gefunden werden. Hierzu werden entsprechende Aus- und Weiterbildungsprogramme benötigt. Diese versuche ich mit Kollegen durch passende Verbandsarbeit weiter zu schärfen und zu verbessern. Aber auch im eigenen Unternehmen ist jeder Einkaufsleiter gefordert. Die neuen Anforderungen sind aus meiner Sicht eine hervorragende Gelegenheit, den Einkauf aus dem Schattendasein zu holen und bei jungen Talenten als Karrierealternative zu platzieren, in dem man mit den neuen, anspruchsvollen und dynamischen Stelleninhalten wirbt. Es bleibt spannend zu sehen, wie gut uns dies gelingt.


PU: Vielen Dank für das Kurzinterview und Ihre Sicht der Dinge.

Dr. Björn Schäfer, BRAND

Dr. Björn Schäfer
BRAND
schaeferbjoern@aol.com